失敗しない、システムの選定方法

比較表は作れる。でも、これで決められるのか？

現行システムの老朽化や業務の変化を受け、各部門から新しいシステム導入の声が上がる。
最近では、特に人手不足が深刻な物流部門の声が目立ちます。「現場に合っていない」「人手が足りない」と切実な要望が出てくると、会社としても前向きに検討する流れになります。そんなとき、上司からは「複数システムを比較して報告してほしい」と一言。

機能一覧や価格、導入実績。比較表の項目自体は、すぐに埋めることができます。でも、いまいち何が“決め手”になるのか分からない。上の人たちは何を重視して判断するのでしょうか。
スモールスタートでトライ＆エラーができるシステムならまだしも、全面移行が必要な高額な業務システムは失敗が許されないので、比較表の裏にある「成功の鍵」を見極める必要があります。

機能より「現場の運用」を考える

システム選定でよくある落とし穴が、「多機能＝良いシステム」という思い込みです。いくら機能が充実していても、実際には、現場で使われなければ成果にはつながりません。
大切なのは、そのシステムが日々の業務の流れに自然に溶け込むかどうか。
操作や画面が現場の言葉で作られているか、作業の手戻りを減らせるか。
比較表にこのような「現場での使いやすさ」という視点を入れるだけで、見え方は大きく変わります。

カタログ上の比較と共に、現場が一番困っている瞬間を解決できる「運用イメージ」が持てる製品を選定軸に据えることが、失敗しない第一歩になります。

「今」だけでなく「数年後」を想像する

今、ビジネス環境は驚くほどのスピードで変化しています。
導入時点ではよく見えたシステムも、数年後に足かせになることもありえます。
業務量が大幅に増えたとき、拠点が増えたとき。その変化に、システムが柔軟についてこられるかは重要なポイントです。
あとから機能追加や設定変更ができるか。
外部システムとつなげられるか。
DXと言われるような最新技術に先行して対応しているか。

将来の変化を前提に設計されているかどうかは、価格表や機能一覧だけでは分かりません。「拡張しやすさ」という視点を持つことで、長く使える良い選定につながります。

システムより大事なのは、「導入後も伴走してくれる相手」

もうひとつ、見落とされがちなのが導入後の支援です。
システムは入れて終わりではなく、使いながら育てていくもの。困ったときに相談できるか、業務を理解したうえで提案してくれるかは、成功を左右します。
業務の特性や現場の制約を理解したうえで、運用まで含めて考えてくれる存在か。比較検討では、システムそのものだけでなく、「どんな姿勢で向き合ってくれるか」も見てみてください。

比較表は、意思決定のための道具でしかない

比較表は作ることがゴールではありません。
自分たちの業務にとって何が大事かを整理し、納得して選ぶための道具です。
視点を少し変えるだけで、選定はぐっと現実的になります。その延長線上に、信頼できるパートナーとの出会いがあるかもしれません。