「それ、マニュアルに書いてあったのに…！」
そんな経験、現場で働くあなたなら一度はありませんか？
「読んでくれたらもっとスムーズなのに…」そう悩む日々は、まさに“あるある”です。
マニュアルが読まれない理由
例えば、新しい機器の操作手順や、イレギュラー発生時の対応フローなど、マニュアルには重要な情報が詰まっています。
でも、いざトラブルが起こったとき、誰もマニュアルを開こうとしない。
むしろ、ベテランのパートさんや、上司に「どうしたらいいですか？」と聞く方が早い、というのが実情です。
なぜなら、現場で使うマニュアルの多くは、棚の奥にしまわれていたり、分厚いファイルに綴じられていたりして、「必要な時にパッと取り出して、すぐ答えが見つかる」状態になっていないからです。
また、専門用語が多くて理解に時間がかかったり、古い情報が修正されずに残っていたりすることも、「読まない理由」につながっています。
「あのマニュアル、前に見たけど結局わからなかったから」というネガティブな経験が、現場の人たちの間で共有されてしまっているのかもしれません。
“読まれない”が引き起こす隠れた課題
マニュアルが読まれないことの真の課題は、単に「ミスが減らない」ことだけではありません。
それは、現場全体の「問題解決能力の低下」と「心理的負担の増加」を引き起こします。
マニュアルという共通のルールブックを参照しないということは、「Aさんはこうやる」「Bさんは違うやり方」といった属人化を生みます。
結果として、誰もが正確さに自信を持てなくなり、何か問題が起こるたびに、あなたのような若手社員や、経験豊富なベテランに判断を仰ぐという構造が定着してしまいます。
あなた自身も、「また聞かれる」「今度はどんなミスかな」と常に不安視しなければならない状態になり、本来取り組むべき業務に集中できなくなってしまいます。
誰もがストレスなく、自律的に動ける現場から遠ざかってしまうのです。
まず現場でできる改善策
では、どうすれば読んでもらえるのでしょうか。
マニュアルを必要なときにパッと開けて、すぐに理解できるようにし、情報を常に最新に保つこと、
これらを実現するひとつの方法として、「現場からのフィードバックの時間」を設けることがあります。
マニュアルを一方的に押し付けるのではなく、月に一度でも構わないので、現場の人たちに直接意見を聞く機会を作ってみましょう。
「このマニュアル、わかりにくいところはありませんか？」
「こんな情報もあったら助かる」
など、気軽に話してもらうのがポイントです。
こうした場を設けることで、あなた自身がマニュアル改訂の小さなオーナーシップを持つと同時に、現場の人たちにも「自分たちの意見が反映される」という当事者意識を持ってもらえます。マニュアルは「完成品」ではなく、現場と一緒に少しずつ育てていくものに変わるはずです。
焦らず少しずつ改善を試して、あなたのチームの“読まれるマニュアル”を作っていきましょう。
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