どうやって説明する？システム導入の効果

「システムを入れたらどれくらい効果があるの？」
投資対効果を説明するシーンになると会議室がざわつく。
みんな、改善したい気持ちはあるのに、説明するのに一苦労。そんな場面、ありませんか。

なぜ説明が難しいのか

システムの効果を説明する難しさは、「見えない成果」を説明しなければいけないことにあります。
たとえば、売上や生産量の増加はひと目で分かりますが、業務が早くなる、ミスが減る、夜間対応が不要になる、といった成果は、数字に置き換えることが難しく伝わりにくいのです。
しかも、現場は「変わることへの不安」を抱え、経営層は「無駄な投資をしたくない」という投資決定のリスクを気にしています。その板挟みになっているのがシステム管理者です。
要するに、 システム導入の効果は「数字以上の価値を持つ」にも関わらず、数字だけで見せてほしいと言われる。
このギャップが、説明する側を苦しくさせているのです。

伝わりにくい効果の典型例

たとえば、システム導入で作業時間が短縮される場合、「年間○時間削減」と報告できます。
しかし、その数字だけでは「空いた時間で何をするの？」と問い返されてしまいます。
さらに、誰かが残業をして帳尻を合わせているような現場では、短縮されたはずの時間が見えず、成果が存在しないことになりかねません。 保守にかかる手間が減るという効果も、日々トラブル対応で忙しい現場の姿を知らない人には伝わりません。苦労していた作業が減ることは、経験している人ほど価値を感じますが、経験していない人には当たり前のままです。
つまり、効果は実際に生まれていても、説明がうまくないと「その価値が理解されない」ということになるわけです。

説明不足ではなく「見えない・知らない」ことが原因

効果が伝わらないのは説明が下手だからではありません。
関係者が、実際の作業を見たことがない、やっていることを知らないことが最大の原因です。
たとえば、現場が抱えている手作業や目視チェックの大変さ、月末や繁忙期に発生する「無理やりの頑張り」は、現場に足を運ばなければ実感できません。
逆に、数字にこだわる経営層もまた、「効率化で浮いた時間が会社にとってどんな力になるのか」を体験していません。そのため、説明しようとするシステム管理者だけが、真ん中に挟まれてしまっているのです。

「体験をつくる説明」が突破口になる

そこで有効なのは、ただ数字で示すのではなく、成果を体験できるように伝えることです。
たとえば、導入前の現場で実際にどんな作業が起きているのか、
改善後の1日の働き方がどう変わるのかを具体的に描写します。

「手作業で確認していたデータが自動で整理され、担当者は次の提案資料作りに集中できるようになる」
「トラブル対応に追われていた時間が、改善アイデアの検討に使えるようになる」

といった具合に、時間が浮くだけでなく、その時間で何ができるかを現実的なイメージとして伝えます。

さらに、導入後の「変化の瞬間」を目撃してもらうことも効果的です。
例えば、テスト導入した部門を管理職や経営層に見学してもらい、担当者が「この作業、今日から自動になりました」と軽いトーンで話している場面に立ち会ってもらう。彼らが現場の表情や雰囲気を直接見れば、「この変化は会社にとって意味がある」と納得が生まれやすくなります。
つまり、システム導入の説明とは、数字を並べるだけではなく、変化の体験を見せることだと言えます。効果を体験として理解する人が増えれば、「投資には価値がある」と自然に判断されるようになります。

担当者だけで悩みを抱え込む必要はなく、むしろ数字だけでは伝わらない価値を、体験として届けられるのは、現場を知るあなたにしかできない役割です。 小さな体験を一つずつ積み重ねながら、システム導入の価値を「見える実感」に変えていきましょう。