ちゃんと読んで！浸透しない操作マニュアル｜物流システムのセイノー情報サービス

「せっかく作ったマニュアルなのに、誰も読んでない気がする…」
現場からの問い合わせが減らないたびに、「それ、マニュアルに書いてあるんだけどな…」
と心の中でつぶやくあの瞬間。せっかく時間をかけて作ったのに、どうしてうまく活用されないのでしょうか？

なぜマニュアルは“読まれない”のか？

その原因は、マニュアルの内容にあります。
ページ数の多さや専門用語の多さが、読むハードルを上げてしまうのです。
「必要だから書いているのに」と思うかもしれませんが、

マニュアルを見た人は、「どこを見ればいいのか分からない」「難しすぎる」と感じてしまうことが多くあります。
そして改善したい気持ちがあっても、つい後回しにしてしまい、結局問い合わせが続くという悪循環に陥ってしまうのです。

解決策1：最初のハードルを下げ、要点は明確にする

効果的なマニュアルは、読者が迷わずに必要な情報にたどり着けるようになっています。
そのために、まず最初のページを軽くし、現場でよくある質問や問題点を簡潔に解説することが有効です。これにより、「全部を理解しようとしなくても良い」と感じ、心理的なハードルを下げることができます。
さらに、「一つで完璧」を目指す必要はありません。
まずは簡易版で全体像をつかめるようにし、必要な人だけが詳細版を確認できる構成にするのも有効です。
読む人の立場や状況に合わせて入口を分けることで、マニュアルは「読まれない資料」から「現場で使われるツール」へと変わっていきます。

解決策2：作業の「意味」が分かるようにする

マニュアルを見た人が作業の途中で手を止めてしまう原因の多くは、
「何のために、この入力をしているのか分からない」ことにあります。どの項目に何を入力するかは書かれていても、
「なぜその情報が必要なのか」
「入力を間違えると何が起きるのか」
といった背景が分からないままでは、利用者は不安を感じ、次の操作に進みづらくなります。
そこで意識したいのが、操作手順とあわせて“意味”を伝えることです。それを一言添えるだけでも、見る側の理解度と安心感は大きく変わります。

解決策3：紙ではなく、オンラインで管理する

マニュアルは、一度作って終わりではありません。
業務内容やシステムは日々変わるため、更新しづらい紙のマニュアルでは、内容が古くなってしまいます。
特にIT部門では、仕様変更、設定画面の更新、例外対応の追加などが頻繁に発生します。そのたびに紙を差し替えたり、最新版がどれか分からなくなったりすると、現場の混乱を招きやすくなります。オンラインマニュアルであれば、一か所を直せば全員が同じ最新版を参照できる状態を作れます。
また、検索機能を使えば、必要な情報にすぐたどり着けるため、「全部読まないと分からない」状態も防ぐことができます。