エクセル迷路の整理3つの工夫

「この数字って、どの資料から持ってきたんだろう…？」
「え、他部署も同じ集計作ってる？どれが最新版なの…？」

エクセルがあちこちに散らばって、同じような集計が重なっている…。
こんな光景、あなたの会社でも見かけませんか？

現場だけでなく、IT部門も意外と困ることがあります。
最新データの確認だけでも手間がかかりますし、問い合わせやトラブル対応の合間に自分たちの仕事も進めなければならないので、焦りと疲れがどんどん重なってしまいます。

エクセルが迷路化する理由

各部署がそれぞれ独自にデータを作るため、同じ情報があちこちに存在します。
さらに、ファイル名や保存場所が統一されていないと、どれが正式版なのか分からず混乱…。
IT部門は直接手を加えなくても、問い合わせや確認に追われてしまい、思わぬ作業が発生することもあります。

無駄な作業が増える現実

同じ集計を何度も作ると、労力は倍増。数字の整合性を確認したり、 「どの値が正しいの？」という問い合わせに対応したりする作業も増えます。
「せっかく作ったけど、別の部署も同じものを作ってる…」 気づかずに進めると、あとで修正や再集計に追われることになり、時間も体力もムダになりがちです。

IT部門が困る瞬間

例えば他部署から 「この集計、何を元に作ったの？」と聞かれたとき、担当者が答えられなければIT部門に確認が回ってくることもあります。自分で作ったファイルでないため、どのシステムからいつデータをとって作ったのかも分からず、問い合わせ対応だけで時間を取られ、他の業務に影響が出てしまうことも…。
小さな混乱でも積み重なると大きな負担になってしまうのです。

今すぐできる！Excel迷路の整理3つの工夫

ポイントは「小さく始めて、見える化すること」。 一気に完璧にしようとする必要はありません。少しずつ整理していくだけでも、散らばったExcelによる混乱はぐっと減り、日々の業務がずっとラクになります。

• ①集約する
  同じような内容のファイルは1つに集約して、共有ドライブや共有クラウドで誰でもすぐにアクセスできる状態にすると、管理が簡単です。
  まずは主要な集計や定期レポートから手を付けるとスムーズです。
  集めておくだけでも、何が最新版か迷う時間が減ります。


• ②名前と管理ルールを決める
  ファイル名や保存場所を簡単に統一するだけで、混乱は大幅に減ります。 「日付_部署名_内容」といったルールを作るだけで、誰が見てもすぐわかる状態になります。さらに、古いファイルをまとめて入れる「Old」フォルダを作っておくのもおすすめです。最新版との区別がつきやすくなり、誤って古い資料を使うミスも防げます。
  小さな工夫ですが、後で探す手間や問い合わせ対応の手間が格段にラクになります。


• ③問い合わせ用のミニマニュアルを作る
  「どのデータを元に集計しているか」を簡単にまとめると、他部署からの問い合わせにスムーズに対応できます。IT部門の負荷も減るうえ、迷路から抜け出す第一歩になります。小さな整理でも、日常の業務効率がぐっと上がります。