社内のネットワークや基幹システム、クラウドサービス…。
どれも止まってはいけない！ それが当たり前なのが情報システム。
でも、この当たり前を維持するのは、想像以上に大変です。
障害が起きれば「なんとかして！」とすぐ呼ばれ、
何もなければ「ちゃんと動いて当たり前」と思われる。
IT部門の業務は、どれも地味だけど欠かせないもので、チーム全員が緊張感を持ちながら動いています。派手な仕事ではないけれど、会社を水面下で支えているのがIT部門です。
また、新しいシステムの検討やDX施策の計画もあるけれど、日々の安定運用に追われてなかなか手をつけられないことも多いですよね。
そんな中でも、少しの工夫で日々の負担はぐっと軽くなるものです。
チームを回しながら上層部への説明も求められるフル回転の日々ですが、この「ちょっとした工夫」が日々の運用をぐっと楽にしてくれます。
フル回転の毎日をちょっと楽にする3つのヒント
ヒント① チームの業務優先度を可視化する
日々の運用では、トラブル対応、定常作業、改善施策が入り混じり、チーム全体の負荷や重要度が見えにくくなります。
そこで、業務を「緊急対応」「定常運用」「改善計画」の3層に整理し、進捗やリスクを可視化してみましょう！
誰がどの業務を担当し、どこに余裕があるかを俯瞰できると、優先度の調整やリソース配分がスムーズになります。Excelでも十分ですが、クラウド管理ツールやダッシュボードを活用すると、複数拠点やリモートチームでも一目で状況を把握できます。
ヒント② 小さな成果をチームで共有する
普段は目に見えないけれど、チームが毎日こなしている「当たり前の仕事」が積み重なって、システムや業務の安定を支えています。防げたトラブルや予定通り終わった作業も、その大事な成果のひとつです。たとえば、
「今日も作業が滞りなく終わった」
「〇〇管理システムが問題なく稼働した」
といった日常の成果も、実はチームの努力の証です。
これを簡単な日報や週次レポートでチームや上層部に共有してみましょう！大げさに書かなくても、「今日は大きな障害なし」「○○の対応、予定通り完了」「〇〇改善を1件実施」くらいの一言でも十分です。
すると、チームのメンバーも「自分たち、結構頑張ってるんだな」と実感できますし、上層部からも地味だけど重要な努力が伝わります。
普段は見えにくい日々の努力が可視化されることで、チームのモチベーションもぐっと上がります。
さらに、報告を通じて互いに声をかけ合ったり、改善のアイデアを出したりするきっかけにもなります。
ヒント③ 小さな改善をコツコツ積み重ねる
大掛かりな改善はトップダウンでないと動けないですが、日々の小さな改善はすぐに始められます。
たとえば、マニュアルのちょっとしたアップデート、作業手順の微調整、簡単な自動化など。少しずつでも改善を重ねることで、日々の運用負荷が軽くなり、チーム全体に余裕が生まれます。
システムがちゃんと動くのは、裏で支えている人の努力あってこそ。
その価値は確かに届いています。
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