「今すぐ対応できる？」
上司からの一言と、ほぼ同時に現場から届く緊急問い合わせ。
どちらも優先度は高そうで、断れる空気でもない。
結果、今日も定時退社は消えていく…。そんな日常に心当たりはないでしょうか。
鳴りやまない現場からの問い合わせ対応
IT部門の若手社員の日中は、現場からの操作ミス、設定ミスなど、
「すぐに終わるはず」の問い合わせ対応が電話を切ってはまた次の対応、
一日に何本も続きます。
気がつけば自分が本来やるはずだった調査や資料作成の業務は、ほとんど手つかず状態で、結局、自分の仕事に取りかかれたのは夕方になってから…。
これでは、残業になるのも無理はありませんよね。
今すぐ」に振り回されないための対処法
ちょっとした言い方や段取りを変えるだけで、状況は変わり始めます。
まずは、今日からできることを一つだけ拾ってみてください。
①受けた瞬間に“全部聞かない”と決める
電話に出て、はじめから最後まで話を聞いてしまうと主導権は完全に相手側に行きます。 そこで最初に、聞く範囲を限定します。 たとえば、
「まず状況だけを教えてください」
「これの影響で業務が止まるかどうか確認させてください」
このように一次受けは“把握だけ、と割り切るのがポイントです。
そうすることで要点だけを確認対応でき、時間短縮を見込めます。
②「できない」ではなく「条件付き」で返す
今すぐ対応の用件が立て続けに来た際には、即NGにすると角が立ちます。 でも即OKも難しい。そんなときには
「〇時までなら可能です」
「この作業が終わってからであれば対応できます」
というような、条件を付けることで、無理に同時に抱え込まず、仕事の順番を調整できるようになります。
③同じ質問に時間を取られない工夫をする
何度も聞かれる操作ミスや設定方法は、自分用のメモで構わないので、A4一枚程度に箇条書きでまとめておきましょう。
電話で同じ質問が来たときは、その場で一から説明するのではなく、
「今から言う順番どおりに一緒に確認してください」
と、そのメモを“台本”として使います。
理解されやすいキーワードや、同じ流れで案内できるようになると、説明に迷う時間が減り、対応もスムーズになります。
これも立派な“自分の分身”です。
はじめから完璧を目指す必要はありません。あなたのペースで、無理なく続けられる方法を少しずつ試してみてください。
明日は、今日よりちょっとだけ軽い気持ちで帰れますように。
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