「システム遅いんだけど」
そう声をかけられて、困ったことは多々あると思います。
「遅い」と一言でいっても、その現象や要因は様々で、さらにその対応となると難しい問題が山積みです。
現状と業務の仕組みが、少しずつズレている
多くの組織では、システムと業務の関係が、知らないうちにズレていきます。
導入当初は想定どおりに使われていた仕組みも、業務ルールの変更やシステムの改修を重ねるうちに、当初の前提とは違う形で使われるようになっていきます。
それでも、大きな見直しが行われることは少なく、「今はこう使っているから」という理由で、日常業務の中では後回しにされ、問題として整理されないまま積み重なっていきます。
声は届くが、情報は整理されない
不満や違和感の声だけは、IT部門にいち早く届きます。
しかしその一方で、どの業務で、どの操作をしたときに、どんな影響が出ているのかといった細かな条件が整理されることは、ほとんどありません。
その結果、IT部門が切り分けから担う形になり、状況を把握するところから対応が始まります。
技術の問題に見えて、まだ判断以前の話
システムに関する相談や改善要望は、しばしば
「動作が遅い」
「処理に時間がかかる」
という言葉で語られます。しかし、その多くは純粋な性能問題というより、
何を優先し、どこまでを「対応すべき」と判断するかが整理されていないことに起因しています。
業務への影響度や優先度、本当に対応が必要な事象なのかどうか。
これらは本来、業務そのものの重要性と切り離せない話です。
にもかかわらず、優先する条件が整理されないまま情報システム部に話が集まると、
技術的な問題かどうか以前に、重要な判断材料が不足した状態で対応することになります。
この構造が続く限り、対応はどうしても目先の対応ばかりになってしまいます。
判断の前提をそろえる
改善のヒントとして、
「どこまでが業務側で整理されるべき内容なのか」
「どの情報がそろえば調査に入れるのか」
を、あらかじめ共有しておくことが重要です。
また、業務の変化を定期的に振り返り、現在の使い方がシステムの想定とズレていないかを確認する場を設けることも有効です。
IT部門がすべてを抱え込むのではなく、業務側と一緒に判断の軸を整えていくことで、対応の質とスピードは自然と変わっていきます。
立ち止まって、考えてみる
業務のやり方や運用の変化から、ズレが生まれるのは自然なことです。
問題は、そのズレを誰が受け止め、どう判断してきたのかという点です。
どこに相談し、何を優先するのかが決まらないまま、不満だけがIT部門に集まってきた結果とも言えるでしょう。
そして、業務側と一緒に「決める」という役割に最も近い立場にいるのが、IT部門の管理者ではないでしょうか。
メルマガ登録